Stressige Situationen vermeiden

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von Axel Speitmann
(Foto von Brianjmatis)

Jeder von uns kennt das aus seinem täglichen Leben. Es gibt Dinge, die verhindern, dass wir gesteckte Ziele erreichen, oder vereinbarte Termine einhalten, oder die uns einfach den Alltag erschweren. Oft stellen wir fest, dass es immer wieder die gleichen Dinge oder Verhaltensweisen sind, die Verhindern, dass unser Leben einfacher und problemloser verlaufen könnte. Auf manchen dieser Störfaktoren haben wir direkten Einfluss, auf andere nur bedingt oder gar nicht.

Manchmal hängen diese Störfaktoren zusammen mit Kapazitätsproblemen. Wir haben einfach nicht genug Zeit, um alles, was zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig sein soll, zu erledigen. Oder wir haben nicht genug Geld, um alles das, was wir zu einem bestimmten Zeitpunkt brauchen oder besitzen wollen, kaufen zu können. Es sind Situationen, wo uns eine hilfreiche weitere Hand fehlt, oder zusätzlicher Platz in der Wohnung, oder der dritte Mann zum Skat. Das sind dann sogenannte Flaschenhälse. Situationen, in denen einfach nicht genug von dem da ist, was wir gerade am nötigsten brauchen.

Wie in einer Flasche, die sich an ihrem Hals verjüngt, wird es auch in unserem Leben in solchen Situationen eng. Und es geht rund. Jeder will zuerst kommen. Alles ist dringend, soll zur gleichen Zeit fertig werden oder beansprucht den knappen Platz für sich allein.

Flaschenhälse gibt es auch im Berufsleben

Auch in vielen Unternehmen gibt es solche Flaschenhals-Situationen. Da werden zu bestimmten Zeiten die Ressourcen knapp. Sei es, weil gerade Urlaubszeit ist, oder weil plötzlich stärkere Nachfrage nach den angebotenen Produkten vorhanden ist. Manchmal auch, weil Mitarbeiter entlassen werden, wie in vielen Unternehmen in der heutigen Zeit und die Arbeit dann einfach auf die Schultern der verbleibenden Mitarbeiter verteilt wird.

Solche Flaschenhälse in unserem Leben, können uns den Alltag ganz schön schwer machen. Vor allem dann, wenn wir nur bedingt Einfluss auf die Situation haben und uns den Dingen ausgeliefert fühlen. Was kann man tun, um solche Flaschenhälse so weit wie möglich zu vermeiden? Und was kann man ganz akut machen, wenn man einen Engpass im Leben hat? Die Antwort ist eigentlich ganz einfach. Planen!

Plane Flaschenhälse von vornherein als eine Möglichkeit ein. Es ist grundsätzlich immer gut, wenn man den Tag nicht ganz Plan- und Ziellos angeht. Wenn Du von vornherein weißt, dass eine Flaschenhals-Situation möglich ist, bei dem, was Du tust, dann kannst Du durch entsprechende Planung die Sache von vornherein etwas entschärfen.

Beispiel: Es gibt bestimmte Termine zu denen zu denen sich Deine Aufgaben oder auch deine Zahlungsverpflichtungen häufen. Diese sind in der Regel schon im Voraus zu erkennen. Monatsstatistiken, Jahresabschlussarbeiten, oder die vielen Versicherungspolicen, die zum Jahreswechsel fällig werden. Das alles kommt nicht plötzlich. Das weißt Du schon lange im Voraus. Wenn Du diese Flaschenhälse einplanst und andere Arbeiten nicht auf das Monatsende oder das Jahresende legst, und wenn Du andere Zahlungen nach vorne oder hinten schiebst und für die Jahrespolicen jeden Monat einen kleinen Betrag auf die Seite legst, der Dir nicht weh tut, dann kannst Du diesen Flaschenhals gelassen entgegensehen.

Engpässe durch permanentes Verschieben

Oftmals entstehen Flaschenhälse aber auch nur, weil wir an der „Verschieberitis“ leiden. Prokrastination heißt der Fachausdruck dafür. Jeder von uns leidet von Zeit zu Zeit daran. Wir schieben unangenehme oder weniger wichtige Dinge vor uns her, von einer Woche zur anderen. Wir wissen, irgendwann müssen wir sie erledigen, aber es sind keine dringenden Sachen und so erledigen wir diese Aufgaben selbst dann nicht, wenn wir eigentlich die Zeit dafür hätten. Eben einfach, weil sie lästig sind.

Dadurch entstehen zwei potentielle Probleme. Zum einen können diese Dinge plötzlich dringlich werden. Und das vielleicht gerade zur Unzeit, nämlich dann, wenn wir genug andere dringende Sachen zu erledigen haben. Zum anderen bildet sich mit und mit für uns der Eindruck, dass da ein nicht mehr zu bewältigender Berg an Arbeit vor uns liegt. Je mehr Dinge wir schieben, umso unübersichtlicher wird der zeitliche Aufwand einzuschätzen, den wir benötigen, um alle Aufgaben zu erledigen. Das stresst. Das lähmt. Das macht uns Angst.

Damit wir nicht durch die Vielzahl der Aufgaben erschlagen werden und vollends den Überblick verlieren ist es notwendig sich einen Überblick zu verschaffen. Über die Anzahl, die Dringlichkeit und den Zeitaufwand aller Aufgaben. Also wieder planen!

Dabei gilt: Jedes Zeitmanagement-Tool das Du verwendest, um Herr über deinen Aufgaben-Wust zu werden, ist besser als keines zu haben. Ganz egal wie mangelhaft das Tool auch sein mag. Ich habe noch keines gefunden, dass wirklich allen meinen Ansprüchen gerecht wird. Aber auch mit einfachen Mitteln, wie dem guten alten Taschenkalender und einer immer aktuell gehaltenen Aufgabenliste, kann man schon viel Ordnung in sein Leben bringen. Also plane deine Aufgaben und plane sie so in deinen Tagesablauf ein, dass nach deinem eigenen besten Wissen kein Flaschenhals entstehen kann.

Sei Dir sicher: Es wird trotzdem passieren! Es gibt immer wieder Dinge, die wir nicht vorhersehen. Dann hilft Dir deine Planung jedoch dabei schnell zu reagieren und die Aufgaben so umzustrukturieren, dass es wieder passt.

Kühlen Kopf bewahren.

Was mache ich, wenn so eine Flaschenhals-Situation unerwartet auftaucht? Nun, zunächst einmal kühlen Kopf bewahren. Panik nützt niemandem etwas. Einen Überblick verschaffen. Wie sieht die Situation aus. Was ist zu schaffen und was nicht mehr. Welche Ressourcen stehen zur Verfügung. Und, ganz wichtig (!), was kann ich delegieren. Es gibt viele Dinge, von denen wir gewohnt sind sie selber zu machen. Tatsächlich ist das aber oftmals gar nicht notwendig. Andere können diese Aufgaben manchmal genauso gut oder besser erledigen.

Oder wenn Du einen unerwarteten finanziellen Engpass hast. Keine Panik. Kühlen Kopf bewahren. Schau deine Ausgaben genauer an. Überlege, worauf Du eine Zeit lang verzichten kannst. Überlege, wer Dir vorübergehend Geld leihen könnte. Überlege, ob Du tatsächlich alle Rechnungen alleine bezahlen musst. Wenn Du in einem Haus mit mehreren Parteien wohnst, ist es zum Beispiel bei der heutigen Technik gar nicht mehr notwendig, dass jeder seinen eigenen Telefonanschluss hat. Man könnte sich auch zu mehreren einen DSL-Anschluss teilen. Jeder könnte seine eigene Rufnummer bekommen und über W-LAN kann man im ganzen Haus ins Internet. Die Kosten für eine Flatrate teilt man durch die Anzahl der Nutze und Kosten, die zusätzlich anfallen lassen sich den einzelnen Nutzern leicht zuordnen.

Das klingt für viele jetzt vielleicht doch etwas zu abwegig. Aber wie heißt es so schön: Not macht erfinderisch. Und ungewöhnliche Situationen erfordern ungewöhnliche Maßnahmen. Also sollten wir, wenn wir in solch eine Flaschenhals-Situation stecken ruhig auch einmal über ungewöhnliche Maßnahmen nachdenken. Jetzt etwas Hirnmasse einzusetzen kann dir für die Zukunft das Leben deutlich erleichtern. Denn Flaschenhälse haben die Angewohnheit immer wieder aufzutreten.

Doch selbst, wenn einmal alles aus den Fugen gerät. Die Welt geht deswegen nicht unter. Es geht im Leben immer auch einmal was schief. Hey, that’s life! Akzeptiere es. Atme tief durch. Drücke in Gedanken den Reset-Knopf deiner Planung. Setze dich hin und plane den nächsten Tag.


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11 Apr 2009 | in stressfreier leben » | Kein Kommentar

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